Assistant Particulier de la Sous Préfète de Thiers H/F - Service Public

durée attendu sur le poste : 5 ans
Groupe RIFSEEP : G1

Activités principales:
Sous l'autorité de la sous-préfète, l'assistant particulier - assistante particulière a la charge:
- D'assurer le secrétariat de la sous-préfète (rédaction de courriers, mise en forme de documents) et de filtrer les appels téléphoniques;
- D'enregistrer et trier le courrier entrant de la sous-préfecture;
- De tenir l'agenda de la sous-préfète, de planifier et organiser ses déplacements;
- De planifier, organiser et assurer le suivi des participants aux réunions organisées par ou pour la sous-préfète;
- D'assurer l'accueil physique des visiteurs de la sous-préfète;
- D'assurer le traitement de dossiers ponctuels, notamment les affaires réservées en lien avec le secrétaire général de la sous-préfecture;
- De préparer et d'archiver les dossiers particuliers de la sous-préfète;
- De suivre les centres de coûts budgétaires de la sous-préfecture, de gérer les stocks de fourniture et équipements ainsi que procéder à leur renouvellement dans les temps, en lien avec le secrétaire général de la sous-préfecture;
- De suivre les dossiers de distinctions honorifiques;
- De procéder, ponctuellement, à des remplacements à l'accueil physique et téléphonique des usagers de la sous-préfecture.

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions:
Poste requérant une discrétion professionnelle de tous les instants, ainsi qu'une forte disponibilité et réactivité.
Poste impliquant une interface avec de nombreux acteurs et décideurs locaux, ainsi que leurs secrétariats.

Liaisons hiérarchiques :La sous-préfète.

Liaisons fonctionnelles :
- Le secrétaire général de la sous-préfecture.
- Le secrétariat de Monsieur le préfet, de la directrice de cabinet, du secrétaire général de la préfecture et des sous-préfètes.
- Les secrétariats des autres administrations du département, des élus ainsi que des partenaires.

Connaissances techniques
Connaître l'environnement professionnel : niveau maitrîse à acquérir
Avoir des compétences en informatique -bureautique : niveau maîtrise requis
Avoir des compétences budgétaires et comptables : niveau initié à acquérir

Savoir-faire
Savoir s'organiser : niveau maîtrise requis

Savoir travailler en équipe : niveau pratique requis
Savoir rédiger : niveau pratique requis
Avoir l'esprit de synthèse : niveau pratique requis

Savoir être
Avoir le sens des relations humaines : niveau maîtrise requis
Savoir s'adapter : niveau maîtrise requis
Savoir communiquer : niveau pratique requis
Savoir accueillir : niveau maîtrise requis
S'avoir s'exprimer oralement : niveau pratique requis

Autres : Connaissance des distinctions et décorations officielles

• Réactivité