Assistant Particulier de la Sous Préfète de Thiers H/F - Préfecture du Puy-de-Dôme

durée attendu sur le poste : 5 ansGroupe RIFSEEP : G1Activités principales: Sous l'autorité de la sous-préfète, l'assistant particulier - assistante particulière a la charge:- D'assurer le secrétariat de la sous-préfète (rédaction de courriers, mise en forme de documents) et de filtrer les appels téléphoniques;- D'enregistrer et trier le courrier entrant de la sous-préfecture;- De tenir l'agenda de la sous-préfète, de planifier et organiser ses déplacements;- De planifier, organiser et assurer le suivi des participants aux réunions organisées par ou pour la sous-préfète;- D'assurer l'accueil physique des visiteurs de la sous-préfète;- D'assurer le traitement de dossiers ponctuels, notamment les affaires réservées en lien avec le secrétaire général de la sous-préfecture;- De préparer et d'archiver les dossiers particuliers de la sous-préfète;- De suivre les centres de coûts budgétaires de la sous-préfecture, de gérer les stocks de fourniture et équipements ainsi que procéder à leur renouvellement dans les temps, en lien avec le secrétaire général de la sous-préfecture;- De suivre les dossiers de distinctions honorifiques;- De procéder, ponctuellement, à des remplacements à l'accueil physique et téléphonique des usagers de la sous-préfecture.Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions: Poste requérant une discrétion professionnelle de tous les instants, ainsi qu'une forte disponibilité et réactivité.Poste impliquant une interface avec de nombreux acteurs et décideurs locaux, ainsi que leurs secrétariats.Liaisons hiérarchiques :La sous-préfète.Liaisons fonctionnelles :- Le secrétaire général de la sous-préfecture.- Le secrétariat de Monsieur le préfet, de la directrice de cabinet, du secrétaire général de la préfecture et des sous-préfètes.- Les secrétariats des autres administrations du département, des élus ainsi que des partenaires.

Connaissances techniquesConnaître l'environnement professionnel : niveau maitrîse à acquérirAvoir des compétences en informatique -bureautique : niveau maîtrise requisAvoir des compétences budgétaires et comptables : niveau initié à acquérirSavoir-faireSavoir s'organiser : niveau maîtrise requisSavoir travailler en équipe : niveau pratique requisSavoir rédiger : niveau pratique requisAvoir l'esprit de synthèse : niveau pratique requisSavoir êtreAvoir le sens des relations humaines : niveau maîtrise requisSavoir s'adapter : niveau maîtrise requisSavoir communiquer : niveau pratique requisSavoir accueillir : niveau maîtrise requisS'avoir s'exprimer oralement : niveau pratique requisAutres : Connaissance des distinctions et décorations officielles

• Gestion de l'emploi du temps
• Gestion des stocks
• Traitement du courrier
• Réactivité
• Rédaction de courriers