Assistant Administratif Polyvalent H/F - Form'U

Chez Form'u nous sommes passionnés par le potentiel humain et nous nous engageons à aider les entreprises pour libérer le plein potentiel de leurs équipes. En tant que spécialiste de la gestion des talents et des compétences, nous offrons une gamme complète de solutions pour répondre aux besoins en recrutement, au développement des compétences, aux problématiques stratégiques et à l'intégration des talents.

Notre approche repose sur une combinaison de processus simples et agiles, de méthodologies éprouvées et d'expertise humaine pour offrir des solutions sur mesure adaptées à chaque entreprise.

Voici un aperçu de nos principaux services :

• Recrutement et Acquisition de Talents
• Développement des Compétences
• Intégration
• Conseils stratégiques

Chez Form'u, notre objectif est de devenir le partenaire de confiance de nos clients dans la réalisation de leurs objectifs en matière de gestion des talents et des compétences. Avec notre équipe d'experts dévoués et notre approche personnalisée, nous sommes prêts à relever tous les défis liés à la gestion des talents et à accompagner nos clients vers le succès.

En savoir plus sur nos activités : www.formation-formu.com

Form'u recherche un(e) secrétaire administratif(ve) polyvalent(e) pour son client entreprise à taille humaine spécialisée dans les solutions informatiques et les services associés auprès d'une clientèle de professionnels basée essentiellement sur le bassin Thiernois.

Composée aujourd'hui de 4 collaborateurs, notre équipe recherche son/sa futur(e) Assistant(e) administratif(ve) polyvalent(e) afin d'anticiper le départ à la retraite de la personne actuellement en poste.

Vous bénéficierez ainsi d'une longue période de passation et de travail en binôme, permettant de découvrir progressivement l'entreprise, ses clients, ses fournisseurs et l'ensemble des missions du poste.

Votre rôle

Véritable point central de l'organisation administrative de la structure, vous travaillez en lien direct avec la direction et l'ensemble de l'équipe.

Votre quotidien est particulièrement varié :

À ce titre, vos principales missions seront notamment :

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des clients et centraliser leurs différentes demandes ;
• Prendre en charge la gestion administrative courante de l'entreprise ;
• Assurer l'administration des ventes (ADV) : devis, rédactions d'offres, backoffice commerciales, commandes, facturation et suivi des règlements ;
• Effectuer les relances clients ;
• Réaliser la saisie comptable courante tout au long de l'année, en lien avec l'expert-comptable qui assure l'établissement du bilan ;
• Gérer les commandes et les relations avec les fournisseurs ;
• Participer aux achats de matériels et consommables en lien avec la direction ;
• Assurer le suivi des stocks de consommables et de matériels ;
• Gérer administrativement les abonnements et contrats clients : téléphonie, solutions d'impression et autres services ;
• Faire l'interface avec les fournisseurs lorsque des demandes particulières concernent ces contrats ;
• Apporter plus largement un appui administratif et organisationnel à la direction.

Le poste est proposé en CDI à temps plein, avec des horaires en journée.

Deux organisations du temps de travail sont envisageables :
35 h + 1 h par semaine ou 39 h + 1 h par semaine.

Cette heure supplémentaire hebdomadaire vient alimenter un compteur d'heures à récupérer, permettant ensuite de poser des jours de récupération selon les modalités définies dans l'entreprise.

Le poste nécessite une présence quotidienne dans l'entreprise, notamment pour assurer l'accueil des clients : il n'est donc pas proposé en télétravail.

Vous rejoignez une petite équipe, dans laquelle votre poste occupe une place essentielle au quotidien. Vous bénéficiez d'une réelle diversité de missions, d'un contact direct avec les clients, les fournisseurs, l'équipe et la direction.

La prise de poste étant anticipée dans le cadre d'un départ à la retraite prévu fin 2027, une période importante de transmission est prévue avec la personne actuellement en fonction.

Vous aimez les postes où l'on ne fait pas la même chose toute la journée ? Vous appréciez d'être la personne qui centralise, organise et facilite le quotidien de toute une équipe ? Nous serons ravis d'échanger avec vous.

Le profil que nous recherchons

Plus qu'une spécialisation dans un seul domaine, nous recherchons avant tout une personne qui aime la polyvalence et qui se sent à l'aise dans une petite entreprise où les journées ne se ressemblent pas.

Vous êtes organisé(e), rigoureux(se) et autonome, tout en appréciant le travail en équipe. Vous savez gérer plusieurs sujets en parallèle et passer facilement d'une mission à une autre.

À l'aise dans la relation avec les clients comme avec les fournisseurs, vous avez également de bonnes capacités rédactionnelles et êtes à l'aise avec les outils informatiques.

Des notions en comptabilité sont nécessaires pour assurer la saisie comptable courante. Une formation ou une expérience en comptabilité constitue donc un véritable plus.

Une expérience sur un poste polyvalent mêlant assistanat de direction, ADV, gestion administrative, facturation et comptabilité sera particulièrement appréciée.

• Administration des ventes
• Bilan comptable
• Travail en équipe
• Saisie comptable
• Rigueur et méthode
• Gestion des stocks
• Facturation
• Compétences rédactionnelles
• Capacité d'adaptation
• Gestion administrative